Cada proceso y cada paquete de trabajo dentro de un proyecto depende de la información. Cuanto más fluida, más específica y sin problemas se desarrolle la comunicación, más exitosos serán los procesos y el trabajo a realizar. Esto no solo se aplica al trabajo en equipo interno, sino también a la comunicación a través de varias interfaces, como el trabajo interdepartamental.
Cada individuo tiene diferentes prioridades a la hora de enviar y recibir información. Los remitentes y los destinatarios de la comunicación tienen que procesar la misma información de manera diferente y enviarla a través de diferentes canales. Para evitar una avalancha de información, también es importante comunicar solo la información realmente relevante. El objetivo de la matriz de comunicación es presentar esto.
Dentro de la matriz de comunicación, no solo se define quién debe comunicarse, cuándo y a través de qué canal, sino también qué contenido consciente se comunica. El nivel de detalle y enfoque se puede adaptar al remitente y al receptor respectivos.
Las ventajas resultantes del intercambio regulado de información y la optimización del flujo de información y comunicación crean transparencia y claridad en el proyecto. En proyectos grandes con muchas interfaces, responsabilidades y posiblemente incluso todo un personal de gestión y una oficina de proyecto como equipo de planificación, el proyecto se saldría de control más rápido de lo que le gustaría a la persona responsable sin procesos de comunicación maduros y definidos.
Comunicación
Antes de que le expliquemos los términos "planificación de la comunicación" y "análisis de la comunicación", me gustaría describir con más detalle qué significa realmente "comunicación". “Comunicación” se define generalmente como el intercambio o transmisión de conocimiento, experiencia, conocimiento e información.
Dentro de la gestión de proyectos, existen principalmente tres canales de comunicación: comunicación bidireccional no dirigida (radio de pasillo, chismes, charlas triviales), comunicación bidireccional orientada a objetivos (discusiones, respuesta a una consulta o solución de un problema) y comunicación unidireccional. Comunicación orientada a objetivos (normalmente delegación).
La comunicación puede tener lugar en tres niveles diferentes:
Nivel fáctico
En el nivel fáctico, se comunica principalmente información pura. La información se transmite a través de canales específicos, como correos electrónicos o llamadas telefónicas, a través de medios directos del lenguaje, como documentos escritos, gráficos o palabras. Ejemplo de información puramente fáctica: "El Sr. Meyer llegó 10 minutos tarde hoy".
Nivel emocional
Dentro del nivel emocional, se modela un sentimiento además de la información fáctica real. Esto sucede de manera subconsciente, por ejemplo, a través del lenguaje corporal, las expresiones faciales, los gestos o el tono de voz. Además, el afecto o el disgusto, así como la empatía o el lugar de la comunicación, resuenan en este nivel y cargan emocionalmente lo que se dice.
Nivel estructural
en el tercer nivel, el tiempo, el lugar, la jerarquía, los aspectos formales o los valores modifican la información que se dice.
Por ejemplo, se comunicarían de manera diferente con su socio sobre exactamente la misma información que con el gerente de la empresa.
Planificación de la comunicación
El término planificación de la comunicación significa planificación estructurada: el flujo de información dentro de un proyecto, la comunicación en las interfaces y la comunicación desde y hacia el proyecto.
La planificación de la comunicación también incluye determinar las necesidades de comunicación e información de todas las partes interesadas.
Matriz de comunicación
La matriz de comunicación es el resultado de la planificación de la comunicación. Dentro de esta matriz o tabla se encuentran todos los transmisores de comunicación y los receptores de comunicación que son de interés para el proyecto.
(DIN) estándares y compañía
No conocemos ninguna norma DIN para el plan de comunicación/para el análisis de la comunicación. Si estamos sujetos a un error, esperamos saber de usted.
Procedimientos/Implementación de la planificación de la comunicación
Seleccione el destinatario de la información
Antes de hablar de informes, contenidos y canales, es importante saber quién debe recibir la información. Por ejemplo, no tendría sentido informar individualmente a varios empleados de un departamento si el jefe de departamento respectivo también está involucrado en el proyecto y podría distribuir la información a su equipo.
La decisión debe basarse en un análisis completo o al menos muy avanzado de las partes interesadas, que muestre quién tiene o representa qué rol y actitud en el proyecto.
Tienes que decidir quién debe recibir la información. El non-informing concreto (pero por favor mantenlo internamente) puede representar un instrumento de gestión de proyectos.
Considere lo siguiente, entre otras cosas:
¿Qué persona/grupo depende de la información para llevar a cabo/planificar/coordinar el trabajo?
¿Hay personas/grupos que deberían/no pueden recibir información (sobre ciertos temas)?
Si aún no ha llevado a cabo un análisis de las partes interesadas, aquí tiene un poco de reflexión:
- Responsable
- Compañeros de negocio
- Ejecutivos
- Comité Directivo
- Jefe del departamento de
- proveedores
- Proveedores de terceros
- subcontratistas
- Clientes
- lider de opinion
- Círculos de control/personal
- Gerencia/junta de directores
- controlador
Establezca objetivos de comunicación y aclare el "por qué".
Ahora debería tener una lista de toda la información que desea recibir. El segundo paso es definir el objetivo de la comunicación. Piense por qué esta persona o grupo necesita información. Sin estos objetivos de comunicación (cuál es el propósito de la información) la comunicación tiene lugar pero no se logra nada. Si alguna vez recibió un correo electrónico en el que pensó: "¿Y qué debo hacer con eso?", O no había un objetivo de comunicación o un objetivo de comunicación definido incorrectamente.
Por ejemplo, el objetivo de comunicación para un jefe de departamento de un departamento especializado podría ser: "Comunicación de las implementaciones de recursos planificadas para las próximas dos semanas".
Definir el contenido de la comunicación.
Ahora sabe quién necesita y debe recibir qué información, pero lo que aún falta antes de definir los canales de comunicación es "cuándo". Aquí también es importante encontrar el equilibrio adecuado entre la falta de información y el SPAM. Si bien a las partes interesadas les gusta recibir actualizaciones mensuales o quincenales, si solo molestara a su director ejecutivo o junta directiva con su proyecto, los informes trimestrales o bimensuales podrían tener más sentido aquí.
Así que ahora defina quién debe recibir la información especificada de usted, cuándo y en qué ciclo.
Especificar canal de comunicación
El canal de comunicación describe el medio a través del cual se entrega la información. Esto puede ser por ejemplo:
- Charlas o reuniones personales.
- presentaciones
- videoconferencia
- Publicaciones de la intranet/Corriente de noticias de la intranet social
- Boletín (por correo postal, lista de correo interna, correo electrónico)
- Correos electrónicos personalizados
- periódico del proyecto
- carta/correo
- Wiki/base de conocimientos
- entrevistas en video
- conferencias de prensa
Determinar el remitente de la información
Como gerente de proyecto, generalmente es responsable de que la comunicación funcione, lo que significa que también es responsable de garantizar que la información definida anteriormente llegue al destinatario respectivo a tiempo, en la cantidad correcta y a través del canal correcto.
Pero no solo eres un remitente, sino también un receptor. ¿Necesita comentarios y actualizaciones de estado de ciertos frentes? ¿Tiene un asistente que escribe actas e informes para usted? Asegúrese de incluirlos también en su plan de comunicaciones.
Requisitos de comunicación del proyecto
Clara e inequívocamente: Rumdrucksen está fuera de lugar. Solo use información objetiva y comunique de manera clara y precisa lo que quiere decir.
Eficiente: Intenta diseñar tu planificación de forma que puedas proporcionar toda la información que necesitas con el menor esfuerzo posible. Compruebe las capacidades de personalización y exportación de su software PM. Trabaje con Word & Co con funciones de combinación de correspondencia o importación de archivos/datos.
De manera escrita:Incluso si "verbal" se encuentra en la lista anterior, esta declaración se aplica más a las reuniones y discusiones que se pueden rastrear a través de actas.
Caso especial: "Programación de reuniones internas"
¿Alguna vez has pensado durante una reunión "¿Y qué estoy haciendo aquí ahora"? O mucho peor: "¿Qué es exactamente lo que quiere saber/hacer allí"? Entonces estás sentado en una de las miles de reuniones que tienen lugar todos los días sin propósito, significado o razón.
Es un hecho bien conocido que el tiempo es dinero, especialmente cuando una reunión requiere muchos recursos. Desafortunadamente, nadie está interesado. ¡Hazlo mejor que los demás y recuerda el credo: "No hay reunión sin un objetivo"!
Determine exactamente cuál es el propósito de la reunión, quién puede asistir para lograr el objetivo más rápido y cuándo/dónde se puede llevar a cabo la reunión de manera más eficiente. También debe tener en cuenta el uso de tecnologías digitales como las videoconferencias. No siempre tiene que ser el gran sistema de Cisco, Skype hará lo mismo si es necesario.
El plan de reunión no debe faltar dentro de la planificación de la comunicación.
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