¿Cómo distribuir las tareas del personal?

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¿Cómo distribuir las tareas del personal?

Cuantas más tareas se acumulan y más ajustados son los plazos, más importante es distribuir el trabajo estratégicamente. Después de todo, las buenas ideas y objetivos solo se pueden perseguir si hay suficiente tiempo, capacidad y motivación. Pero, ¿qué pueden hacer los gerentes en términos concretos no solo para desplegar a sus empleados de manera eficiente, sino también para aumentar la satisfacción dentro del equipo?

El modelo de creación de empleo podría ayudar. A diferencia de la distribución tradicional de tareas, en la que las tareas se delegan de arriba hacia abajo, los empleados deben estructurar sus tareas de acuerdo con sus deseos. La razón: los empleados exigen más flexibilidad y significado en sus acciones. Donde la autocracia alcanza sus límites, el jobcrafting podría brindar la satisfacción deseada e influir positivamente en el desempeño. El problema: si los empleados pueden elegir las tareas por sí mismos, los gerentes a menudo temen que las tareas impopulares se queden sin hacer. Para comprobar cómo y si la elaboración de trabajos sería adecuada en su propio equipo, responder a estas preguntas puede ser un primer paso:

  • ¿Cómo contribuye el equipo al éxito de la empresa?
  • ¿Qué ambiciones y conocimientos tiene el equipo? ¿Necesito nuevos miembros del equipo?
  • ¿La distribución del trabajo corresponde a las ideas, la ambición y el nivel de conocimiento del individuo? ¿Y cumplen al mismo tiempo con los requisitos de la empresa?

Para responder a estas preguntas, es importante prestar atención a las diferentes personalidades. Después de todo, un equipo consiste en individuos. Cada individuo tiene sus propias expectativas, miedos, fortalezas y debilidades. El desafío para los líderes es reconocerlos. Por ejemplo, respondiendo a la siguiente pregunta: ¿Coincide él saber hacer con la responsabilidad asignada? Si este no es el caso, el gerente debe buscar conversaciones con los empleados. No solo se pueden discutir las tareas futuras, sino que también se reduce el miedo a cometer errores con una comunicación abierta y apreciativa; varios estudios ya lo han demostrado.

Delegar significa pasar y dividir tareas a empleados subordinados. Por regla general, la delegación se utiliza para utilizar los recursos humanos de manera más eficiente (por ejemplo, cuando ciertos empleados completan una tarea mejor o más rápido que otros). Dividir adecuadamente las tareas requiere un conocimiento específico, tanto de las habilidades de los empleados a quienes se delegarán las tareas como de las propias fortalezas y debilidades.

¿Por qué delegar tareas?

La mayoría de los ejecutivos se enfrentan a una avalancha de tareas diferentes a diario. Estos pueden provenir de varios proyectos, tener diferentes niveles de dificultad o requerir presencia en diferentes lugares. La lista de tareas suele ser demasiado extensa para que una sola persona pueda trabajar con todos los elementos. Además, hay tareas de alta prioridad que solo el gerente puede realizar por sí mismo. Cualquier actividad que se interponga en el camino de estas importantes tareas es buena candidata para la delegación.

Un líder experimentado sabe que delegar no es solo una forma de hacer las cosas, sino una herramienta para el desarrollo de los empleados. ¿Recuerdas la primera vez que tu antiguo jefe te puso a cargo de una nueva tarea y mostró su confianza en ti? Definitivamente fue una buena sensación. Como gerente, puede transmitir este sentimiento y, al delegar regularmente tareas de un área a ciertas personas, asegurarse de que sus empleados desarrollen habilidades en esta área como resultado. De esta manera, puede ayudar a dar forma al desarrollo de su equipo de manera productiva.

Cómo proceder correctamente con la delegación

Al comienzo de una delegación, debe invertir algún tiempo en instruir al empleado:

  • La extensión de esta instrucción depende del nivel de competencia. Si todavía es relativamente inexperto, describa el trabajo en detalle y enfatice su importancia para la empresa. 
  • Además, proporcione todos los materiales necesarios. 
  • Definir tareas y libertad para completar la tarea.
  • Si es posible, establezca metas utilizando el método SMART . Esto ayuda a la hora de evaluar los resultados más adelante. 
  • Con empleados algo experimentados, puede ser más breve.
  • No olvides la retroalimentación

En la delegación de tareas a largo plazo, la retroalimentación es adecuada después de un tiempo. El gerente se toma un tiempo para hacer esto y se hace una idea de si las tareas delegadas se han completado satisfactoriamente. Si es así, el empleado merece elogios por su motivación. Si no es así, discuta las razones y traten de resolverlas juntos. Nuevamente, comunique claramente sus ideas y criterios para completar la tarea.

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Lunes, 08 Agosto 2022