La gestión de proyectos supone el impulso, la planificación, la organización, el control y la evaluación de los recursos con el propósito de alcanzar un/os objetivo/s determinado/s.
Antes de ver cuáles son las tareas del gestor de proyectos es necesario detenerse en el perfil competencial de este/a profesional.
El perfil del gestor de proyectos
Los conocimientos y formación de este/a profesional pueden ser variados pero, por lo general, suelen ser personas con estudios universitarios o técnicos correspondientes a ciclos de formación profesional de grado superior. ¿En qué especialidad? Realmente el gestor de proyectos podría provenir de cualquier rama: desde la sanitaria a ámbitos jurídicos, sociales o de ciencias, entre otros. Ahora bien, son muchos los gestores de proyectos que están relacionados más directamente con las ciencias. Así, encontramos muchos perfiles de ingenieros, informáticos, economistas, arquitectos, etc.
Así mismo, son bienvenidos los conocimientos tecnológicos que permitan al gestor estar al día de software, app’s y programas web que faciliten la dirección y ejecución de los proyectos. Y también conocimientos en sistemas de gestión de la calidad: ISO’s, modelos de EFQM, etc.
Habilidades y actitudes
Por lo que respecta a habilidades y actitudes un buen gestor de proyectos debe ser:
- Una persona ordenada y sistemática, que sepa planificar y controlar.
- Rigurosa. Que no se salte ninguna parte del proceso y se asegure de su eficiente ejecución.
- Perseverante, dado que deberá ser capaz de rehacer, tantas veces como sea necesario, un proceso, una parte de él o un conjunto de tareas clave.
- Con habilidades comunicativas y sociales. Estará en permanente contacto con una multiplicidad de agentes: desde posibles proveedores a clientes y, sobre todo, en contacto con el cliente interno de la empresa (los trabajadores y directivos). Deberá saber comunicar, negociar, persuadir y, a la vez, ser empático y generar un clima de confianza alrededor del proyecto.
- Flexible. Capaz de reorientar el proyecto, añadir pasos, regresar al punto de partida si fuera necesario o sumarse a otro proyecto entre otros.
- La capacidad de negociación también deberá estar en el ADN del gestor/a de proyectos.
Otras habilidades serían:
- Saber detectar y paliar los factores que ponen en riesgo del proyecto. Esta habilidad podría ser una mezcla de conocimientos, experiencia en la gestión de otros proyectos en el pasado y de “sexto sentido”.
- Moverse bien en escenarios de incertidumbre y, por lo tanto, debe ser una persona que sepa gestionar bien el cambio y no tenga mucha aversión al riesgo.
- Tener empatía y una alta predisposición a la escucha activa. Los integrantes del equipo deben poder transmitirle de manera confiable sus opiniones, dado que, a menudo, será el equipo quien pueda resolver los “nudos” del proyecto y aportar ideas para la mejora continua.
Las tareas del gestor de proyectos
La anterior descripción competencial ya nos ha indicado, en algunos aspectos, las tareas qué realiza un gestor o director de proyectos. Siguiendo un cierto orden cronológico (en líneas generales):
- Diseña o colabora en el diseño del proyecto con el cliente, otras áreas de la empresa, etc.
- Interioriza los objetivos y finalidades del proyecto.
- Planifica las fases del proyecto. Identifica y prioriza las acciones, actividades y recursos. Elabora el timing o cronograma. Más adelante, si fuera preciso, re-planificaría parte del proyecto si fuera necesario.
- Realiza el seguimiento de su ejecución. Toma decisiones sobre acciones, actividades, desviaciones de recursos, etc.
- Hace de interlocutor con diversos agentes: proveedores, administración pública, socios o directivos de la empresa, clientes, etc.
- Supervisa y controla todo el proyecto, y en especial los recursos: humanos, sociales y tecnológicos.
- Resuelve las incidencias y problemas, gestiona los riesgos y reorienta el proyecto en caso necesario. A veces elabora planes B previamente a la detección del problema. Es proactivo en avanzarse a las posibles crisis que puedan surgir.
- Coordina: al personal, al proyecto con otros proyectos, departamentos u agentes con los que interactúe...
- Se encarga de las estadísticas, métricas e indicadores de la iniciativa.
- Comunica los resultados, presenta la ejecución del proyecto a los clientes.
- Analiza el proyecto en perspectiva, realiza conclusiones al finalizar el proyecto en la dirección de la mejora continua para otras iniciativas y para la misma empresa.
En definitiva, un perfil competencial muy completo, unas funciones amplias y con cierta complejidad. Una profesión apasionante, imprescindible en las organizaciones de hoy en día y con futuro. Sin duda llegar a tener este perfil no es fácil, pero con una buena base formativa todo el mundo puede adquirir conocimientos así como entrenar las habilidades necesarias para convertirse en un buen gestor de proyectos.
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